اللجنة التنظيمية
اللجنة التنظيمية هي الجهة المسؤولة عن التخطيط والتنفيذ الميداني للفعاليات والمناسبات، من خلال توزيع المهام على المنظمين، وتنسيق الجهود بين فرق العمل، وضمان جاهزية المعدات والكوادر لتحقيق أعلى معايير التنظيم والجودة.
فرق اللجنة ومهامها
فريق المنظمين (الفريق الأساسي)
- تنفيذ مهام التنظيم الميداني في جميع الفعاليات
- تجهيز القاعات والمرافق وضمان توفر المعدات التقنية
- المساهمة في تطبيق خطة الفعالية أثناء التنفيذ
فريق المشرفين
يضم مشرفي فرق العمل الثلاثة (التنظيم – الساعات – الأنشطة).
دورهم دعم القادة في إدارة الفرق ومتابعة سير العمل.
فريق القادة
يضم قادة فرق العمل الثلاثة (التنظيم – الساعات – الأنشطة).
الإشراف المباشر على أداء فرقهم وضمان تنفيذ المهام حسب الخطة.
فرق العمل (يشرف عليها فريق القادة)
أ. فريق التنظيم
- تنظيم العروض والمناسبات
- متابعة خطة الفعالية ميدانيًا أثناء التنفيذ
ب. فريق الساعات
- حساب وتوثيق الساعات التطوعية للمنظمين والمشرفين باستخدام Excel
- التأكد من صحة البيانات وتوافقها مع الحضور والمشاركة
ج. فريق الأنشطة
- تصميم وتنفيذ العروض والمواد البصرية الخاصة بالمحافل والأنشطة
- إعداد العروض التقديمية اللازمة للفعاليات عند الحاجة
آلية العمل
- تحديد الفعالية وجدولها الزمني
- اختيار المنظمين من فريق المنظمين وتوزيعهم على فرق العمل
- يقوم فريق القادة بإدارة العمل داخل كل فريق
- تجهيز الموقع والمعدات بالتعاون مع فريق التنظيم
- إعداد المواد البصرية والتصاميم بالتنسيق مع فريق الأنشطة
- حساب الساعات التطوعية وتوثيقها عبر فريق الساعات باستخدام Excel
- يتعاون المشرفون مع القادة في الدعم الميداني وحل أي طارئ
- جمع الملاحظات بعد الفعالية وتوثيق أبرز التوصيات
المهارات المكتسبة
- مهارات التخطيط والتنظيم
- القيادة والعمل الجماعي
- التنسيق الفعّال بين الفرق
- التواصل الميداني وإدارة الوقت
- حل المشكلات والتعامل مع التحديات
- التصميم الخفيف وإعداد العروض
- توثيق الساعات التطوعية بدقة
- تعلم استخدام برنامج Excel في التوثيق والتنظيم